業務改善は、いきなり仕組みを作るのではなく、まず現状を整理することが重要です。
業務改善に取り組もうとしても、次のような悩みを持つ方もいるでしょう。
- 業務改善を始めたいが何から取り組めば良いか分からない
- 仕組みを作っても現場に定着しない
- 頑張っている人に仕事が集中してしまう
これらの問題は、現状を整理しないまま改善を始めようとしていることが原因です。
本記事では、業務改善の第一歩として整理が重要な理由と、見える化・仕組み化へつながる考え方について詳しく解説します。
頑張りに頼る業務改善ではなく、誰でも再現できる仕組みを作るための参考にしてください。
業務改善の進め方については、次の記事も参考にしてください。見える化・仕組み化・マニュアル化の全体像を詳しく解説しています。
>> 業務改善の進め方｜見える化・仕組み化・マニュアル化の3ステップ
業務改善で最初に整理が必要な理由
業務改善で最初に整理が必要な理由は、以下の3つです。
- 頑張るだけでは改善は続かない
- 整理すると脳への負担が減る
- 問題と原因を分けて考えられる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
頑張るだけでは改善は続かない
業務改善は、個人の頑張りに頼らないことが重要です。
以前の私は、「やる気があれば改善できる」と考えていました。しかし、多くの現場で業務改善に関わる中で、それだけでは改善が続かないことを実感しました。
例えば、「営業をもっと頑張ろう」「残業を減らすために効率よく仕事をしよう」といった改善策を考えることがあります。しかし、このような方法は、一時的には成果が出ても、個人の努力や経験に依存しやすい改善です。
担当者が変わったり、忙しくなったりすると、以前のやり方へ戻ってしまうことも少なくありません。
業務改善で目指すべきことは、人を頑張らせることではありません。誰が担当しても同じように成果を出せる状態を作ることです。
そのためには、最初から仕組みを考えるのではなく、まず現状を整理し、何が起きているのかを把握することが欠かせません。
整理すると脳への負担が減る
整理することは、仕事へ取り組みやすい状態を作ることでもあります。
頭の中だけで仕事を管理していると、「やることが多い」「何から始めれば良いか分からない」という状態になりやすくなります。
この状態では、仕事そのものよりも、「何をするかを考えること」に脳のエネルギーを使ってしまいます。その結果、仕事へ取りかかること自体が負担になってしまいます。
例えば、デスクの上に資料が散らかっていると、必要な書類を探すだけでも時間がかかります。同じように、頭の中だけで仕事を管理している状態では、次に何をすれば良いのかを探し続けることになります。
一度やるべきことを書き出して整理すると、頭の中だけで考え続ける必要がなくなります。
整理とは、脳への負担を減らし、本来取り組むべき仕事へ集中できる状態を作ることです。
問題と原因を分けて考えられる
整理すると、問題と原因を切り分けて考えられるようになります。
例えば、「営業成績が伸びない」という問題があるとします。
このとき、「もっと営業を頑張ろう」と考えることは簡単です。しかし、その前に現状を整理すると、別の課題が見えてくる場合があります。
例えば、次のような状況です。
- 営業へ行く時間が確保できていない
- 問い合わせ対応に追われている
- 提案資料が担当者ごとに異なる
- 成果を出している担当者のノウハウが共有されていない
このように整理すると、「営業を頑張ること」が原因ではなく、「営業できる環境が整っていないこと」が原因だと分かる場合があります。
原因が分かれば、業務を分担して営業へ行ける時間を作ることや、提案資料を統一することなど、具体的な改善策を考えられるようになります。
整理することは、問題を見えるようにし、改善策を考えるための土台になります。
整理すると見える化できる理由
整理しただけでは業務改善は完了しません。
しかし、整理することで初めて現状が見えるようになります。
見える化につながる理由は、以下の3つです。
- 頭の中を書き出す
- 全体像を把握する
- 改善すべきことが明確になる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
頭の中を書き出す
見える化は、頭の中を書き出すことから始まります。
仕事をしていると、多くの判断を頭の中だけで行っています。
「次は何をするか」「誰へ確認するか」「どこまで終わっているか」といった情報を頭の中だけで管理していると、本人は分かっているつもりでも、他の人には見えません。
また、自分自身でも全体像を把握しにくくなります。
そのため、まずは現在行っている業務を書き出すことが重要です。
箇条書きでも構いませんし、付箋やホワイトボードを使っても問題ありません。
大切なのは、頭の中にある情報を外へ出すことです。
頭の中を書き出すことで、初めて現状を客観的に見られるようになります。
全体像を把握する
整理すると、仕事全体の流れが見えるようになります。
頭の中だけで仕事を考えていると、一つひとつの作業には集中できます。しかし、全体の流れまでは見えにくくなります。
業務を書き出して並べてみると、次のようなことが見えてくる場合があります。
- 同じ内容を何度も入力している
- 複数人が同じ確認を行っている
- 担当者しか分からない作業がある
- 必要以上に時間がかかっている工程がある
仕事をしている最中には当たり前だと思っていたことでも、整理して全体を見ると改善できる点が数多く見つかります。
業務改善では、一つの作業を見るのではなく、全体を見ることが重要です。
改善すべきことが明確になる
見える化すると、改善する優先順位を決めやすくなります。
現状が整理されていない状態では、「何となく困っている」という感覚だけで改善を進めてしまいがちです。
しかし、見える化すると、「ここを改善すれば効果が大きい」「この作業はなくしても問題ない」「この業務は仕組み化できそうだ」といった改善ポイントが具体的になります。
業務改善とは、思いつきで進めるものではありません。
現状を整理し、問題を見えるようにしてから改善策を考えることで、効果的な改善につながります。
業務の見える化については、次の記事で詳しく解説しています。業務整理から見える化までの進め方を紹介しています。
>> 業務の見える化とは？仕組み化の前に行う業務整理の進め方
見える化から仕組み化までの流れ
整理しただけでは、業務改善は終わりません。
整理した情報をもとに改善を進めることで、誰でも同じように業務を進められる仕組みができあがります。
基本的な流れは、以下の5つです。
- 整理する
- 見える化する
- 改善策を考える
- 仕組み化する
- マニュアル化する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
整理する
業務改善は、現状を整理することから始まります。
現在行っている業務やルール、担当者、判断基準などを書き出し、現状を把握します。
ここでは改善を考える必要はありません。
まずは、「今どうなっているのか」を整理することを優先します。
整理ができていない状態では、改善策を考えても的外れになる可能性があります。
見える化する
整理した情報を、誰が見ても分かる状態にすることが見える化です。
業務一覧や業務フロー、チェックリストなどへまとめることで、担当者だけが理解している状態から脱却できます。
見える化することで、業務の重複や無駄、属人化なども発見しやすくなります。
改善策を考える
見えてきた問題に対して改善策を考えます。
ここで初めて、「何を変えるべきか」を検討します。
例えば、「営業をもっと頑張る」ではなく、次のような改善策を考えます。
- 営業へ行ける時間を確保する
- 提案資料を統一する
- 成果が出ている営業担当者のノウハウを共有する
改善策は、個人の努力ではなく、環境や仕組みを変える視点で考えることが重要です。
仕組み化する
改善策を継続できる状態へ落とし込むことが仕組み化です。
例えば、成果が出ている営業担当者がいる場合は、「営業が上手だから」で終わらせません。
どのような流れで提案しているのか、何を確認しているのか、どのような判断をしているのかを整理し、誰でも実践できるようにします。
仕組みができることで、担当者が変わっても成果を出しやすくなります。
マニュアル化する
最後に、仕組みを誰でも再現できるよう文書へまとめます。
マニュアルは、業務改善のスタートではありません。
改善された仕組みを継続するための手段です。
そのため、整理や見える化を行わずにマニュアルだけを作成しても、現場で活用されないケースは少なくありません。
業務マニュアルの作り方については、次の記事で詳しく解説しています。仕組みづくりを前提としたマニュアル作成の考え方を紹介しています。
>> 業務マニュアルの作り方｜品質を安定させる仕組みづくりを解説
まとめ｜まずは現状を整理しよう
業務改善は、いきなり仕組みを作るのではなく、現状を整理することから始めましょう。
本記事では、業務改善の第一歩として整理が重要な理由と、見える化・仕組み化・マニュアル化へつながる考え方について解説しました。
業務改善は、「もっと頑張ろう」と個人へ負担をかけることではありません。現状を整理して問題や原因を明確にし、誰でも同じように業務を進められる環境を作ることが重要です。
まずは、現在行っている業務を書き出し、全体を整理することから始めてみてください。その一歩が、見える化や仕組み化につながり、継続できる業務改善につながります。
MANUAL EXPERTの業務改善支援
MANUAL EXPERTでは、業務マニュアルの作成だけではなく、業務の見える化や仕組み化から支援しています。
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業務改善やマニュアル作成の事例、ランサーズでの実績については、こちらもご覧ください。
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