業務マニュアル作成代行は、業務マニュアルの作成を外部へ依頼できるサービスです。会社によって対応範囲は異なりますが、業務整理や判断基準の整理まで支援する会社もあります。
業務マニュアルの作成を検討していると、次のような悩みを持つ方もいるでしょう。
- 業務マニュアルをどこへ依頼すればよいかわからない
- 社内でマニュアルを作成する時間がない
- 外注しても期待した品質になるか不安
これらの問題は、業務マニュアル作成代行会社によって、対応範囲や進め方が大きく異なることを知らないことが原因です。
本記事では、業務マニュアル作成代行の概要や依頼方法、依頼する前に確認したいポイントについて詳しく解説します。
自社に合った依頼先を選び、業務改善につながるマニュアル作成を進めるための参考にしてください。
業務マニュアルの基本的な作り方については、次の記事で詳しく解説しています。
>> 業務マニュアルの作り方｜品質を安定させる仕組みづくりを解説
業務マニュアル作成代行とは
業務マニュアル作成代行について理解するために、まずは次の3つを確認しましょう。
- 業務マニュアル作成代行とは
- 依頼できる内容
- 業務マニュアル作成代行を利用するメリット
順番に解説します。
業務マニュアル作成代行とは
業務マニュアル作成代行とは、業務マニュアルの作成を専門会社や個人へ依頼できるサービスです。
企業によっては、担当者が通常業務と並行してマニュアルを作成しているケースもあります。しかし、日々の業務が優先されるため、作成が進まなかったり、担当者ごとに品質がばらついたりすることは珍しくありません。
そのような課題を解決する方法の一つが、業務マニュアル作成代行です。
ただし、一口に「業務マニュアル作成代行」といっても、対応範囲は会社によって大きく異なります。
既存資料をもとに文章を整理・編集することを中心とする会社もあれば、現場へのヒアリングを行い、業務整理からマニュアル作成まで一貫して対応する会社もあります。
そのため、依頼先を選ぶ際は、「マニュアルを作ってもらう」ではなく、「どこまで支援してもらえるのか」を確認することが重要です。
依頼できる内容
業務マニュアル作成代行では、マニュアルを作成するだけでなく、業務整理から運用まで幅広く対応できる場合があります。
依頼できる内容は会社によって異なりますが、一般的には次のような業務があります。
- 業務マニュアル作成
- システム操作マニュアル作成
- 手順書作成
- 既存マニュアルの整理・統一
- 業務ヒアリング
- 業務整理・業務フローの整理
- 更新・改善支援
例えば、現場担当者へヒアリングを行い、実際の業務の流れや判断基準を整理したうえでマニュアルを作成する会社もあります。
一方で、既存の資料やメモをもとに、文章を読みやすく整理することを中心としたサービスもあります。
そのため、「マニュアルを作ってもらう」という視点だけではなく、「どこまで支援してもらえるのか」を事前に確認することが重要です。
業務内容を整理せずに文章だけを作成すると、現場で活用しにくいマニュアルになることもあります。業務改善を目的とする場合は、業務整理や判断基準の整理まで対応しているかを確認するとよいでしょう。
業務マニュアル作成代行を利用するメリット
業務マニュアル作成代行を利用すると、社内だけで作成するよりも効率的かつ客観的に業務を整理できます。
担当者が通常業務を行いながらマニュアルを作成すると、どうしても後回しになり、完成までに時間がかかることがあります。
また、普段から業務を担当している人ほど、「当たり前」と感じていることを説明から省略してしまうことも少なくありません。
第三者がヒアリングを行うことで、「なぜこの手順なのか」「どのような判断で対応しているのか」といった内容を客観的に整理しやすくなります。
その結果、次のようなメリットが期待できます。
- 社内工数を削減できる
- 第三者視点で業務を整理できる
- 担当者は本来の業務へ集中できる
- マニュアル全体の品質を統一しやすい
業務マニュアルの作成手順について詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。
>> 業務マニュアルの作り方｜品質を安定させる仕組みづくりを解説
業務マニュアルを作成する主な方法
業務マニュアルを作成する方法は、大きく分けると次の3つがあります。
| 依頼方法 | 向いているケース | 特徴 |
|---|---|---|
| マニュアル作成会社 | 品質や業務改善まで重視したい | 業務整理やヒアリングから対応する会社もある |
| クラウドソーシング | 一部だけ依頼したい | 幅広い価格帯・実績の人材へ依頼できる |
| マニュアル作成ツール | 自社で継続的に整備したい | 更新しやすく社内で運用しやすい |
それぞれメリットや向いているケースが異なるため、自社の目的に合わせて選ぶことが重要です。
ここから、それぞれの特徴を詳しく解説します。
マニュアル作成会社へ依頼する
品質や業務改善まで重視したい場合は、マニュアル作成会社へ依頼する方法があります。
マニュアル作成会社は、業務マニュアルやシステム操作マニュアルの作成を専門としています。
会社によっては、現場ヒアリングや業務整理を行い、業務全体を見える化したうえでマニュアルを作成するケースもあります。
そのため、「とりあえずマニュアルを作る」のではなく、業務品質の向上や属人化の解消まで考えたい企業に向いています。
クラウドソーシングを利用する
クラウドソーシングを利用して、個人へ依頼する方法もあります。
クラウドソーシングでは、実績や得意分野を確認しながら、自社に合う人材へ依頼できます。
また、一部のマニュアルだけを依頼したい場合や、小規模な案件にも対応しやすい点がメリットです。
一方で、対応範囲や品質は依頼先によって異なるため、実績だけでなく、ヒアリング方法や進め方についても確認しておくことが重要です。
マニュアル作成ツールを利用する
自社でマニュアルを整備したい場合は、マニュアル作成ツールを利用する方法もあります。
近年は、テンプレートや共同編集機能を備えたツールも増えており、更新や管理がしやすい環境を構築できます。
ただし、ツールはあくまでマニュアル作成を支援するものであり、業務整理や判断基準の整理を自動で行ってくれるわけではありません。
そのため、ツールを導入する場合でも、まずは業務を整理し、誰が担当しても同じ品質で業務を進められる状態を作ることが重要です。
依頼する前に確認したいポイント
業務マニュアル作成代行を依頼する前には、「どの会社へ依頼するか」だけでなく、「どのようにマニュアルを作成するか」も確認することが重要です。
ここでは、依頼前に確認しておきたい4つのポイントを紹介します。
マニュアルを作る目的を明確にする
業務マニュアルを作成する前に、「何のために作るのか」を明確にしましょう。
「業務マニュアルを作りたい」という相談でも、その目的は企業によって異なります。
例えば、次のような目的があります。
- 属人化を解消したい
- 新人教育を効率化したい
- 業務品質を安定させたい
- 退職や異動に備えて引き継ぎをしたい
目的によって、作成すべきマニュアルや優先順位は変わります。
例えば、新人教育が目的であれば、専門用語を減らし、初めて業務を行う人でも理解しやすい内容が求められます。
一方、ベテラン社員の退職に備えるのであれば、作業手順だけでなく、経験に基づく判断基準まで整理することが重要になります。
このように、目的を明確にすることで、本当に必要なマニュアルを作成しやすくなります。
業務整理から対応してくれるか確認する
業務整理から対応してくれるかどうかは、依頼先を選ぶうえで重要なポイントです。
マニュアルは、現在の業務をそのまま文章へまとめれば完成するものではありません。
例えば、担当者ごとに業務の進め方が異なっている場合、そのままマニュアル化すると、担当者ごとに異なる手順が混在したマニュアルになってしまいます。
また、「昔からこのやり方だから」という理由だけで続いている業務や、不要になった作業が残っていることもあります。
そのため、まずは現在の業務を整理し、誰が担当しても同じ流れで進められる状態を作ることが重要です。
業務整理を行ってからマニュアルを作成することで、属人化の解消や業務品質の安定につながります。
業務整理の進め方については、次の記事で詳しく解説しています。
>> 業務の見える化とは？仕組み化の前に行う業務整理の進め方
判断基準まで整理してくれるか確認する
手順だけではなく、判断基準まで整理してくれるかも確認しましょう。
業務では、「この場合はどう対応するか」「どちらを優先するか」といった判断が必要になる場面が数多くあります。
しかし、その判断基準が担当者の経験や勘に依存している企業も少なくありません。
その状態で手順だけをマニュアル化しても、担当者が変わるたびに判断が変わり、品質は安定しません。
例えば、問い合わせ対応でも、
- すぐに担当者へ引き継ぐケース
- 自分で回答できるケース
- 折り返し対応とするケース
など、判断が必要になることがあります。
こうした判断基準まで整理することで、誰が対応しても同じ品質を維持しやすくなります。
属人化を防ぐためには、作業手順だけでなく、判断基準まで共有することが重要です。
詳しくは、次の記事で解説しています。
>> 属人化を防ぐ方法とは？作業手順よりも判断基準の共有が重要な理由
運用・更新まで考えられているか確認する
業務マニュアルは、完成した後の運用まで考えて作成することが重要です。
業務内容やシステムは、時間の経過とともに変化します。
そのため、一度作成したマニュアルも、実際の業務に合わせて定期的に更新しなければなりません。
しかし、更新方法まで考えられていないマニュアルは、次第に実際の業務とのズレが生じ、「読まれないマニュアル」になってしまいます。
依頼先を選ぶ際は、
- 更新しやすい構成になっているか
- 誰が更新するのか決められているか
- 更新ルールまで提案してくれるか
といった点も確認するとよいでしょう。
「作って終わり」ではなく、「継続して使える仕組み」まで考えられているかが重要です。
詳しくは、次の記事をご覧ください。
>> 業務マニュアルは作って終わりではない｜運用・更新が重要な理由
業務マニュアル作成代行がおすすめなケース
業務マニュアル作成代行は、すべての企業に必要というわけではありません。
一方で、次のようなケースでは、大きな効果が期待できます。
- 社内でマニュアルを作成する時間がない
- 属人化を解消したい
- 教育や引き継ぎを効率化したい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
社内でマニュアルを作成する時間がない
通常業務が忙しく、マニュアル作成まで手が回らない企業にはおすすめです。
多くの企業では、売上や顧客対応などの日常業務が優先されます。
その結果、「いつか作ろう」と思ったまま、何年もマニュアル整備が進まないケースは珍しくありません。
そのような場合は、マニュアル作成を外部へ依頼することで、担当者は通常業務に集中しながら整備を進められます。
属人化を解消したい
特定の担当者しか業務を理解していない場合にも、業務マニュアル作成代行は有効です。
属人化した業務は、文章を書くだけでは解決しません。
担当者へのヒアリングを通じて、業務の流れや判断基準まで整理することで、誰でも同じ品質で業務を進められる仕組みを構築できます。
教育や引き継ぎを効率化したい
新人教育や引き継ぎに時間がかかっている企業にもおすすめです。
教育担当者によって教え方が異なると、習得スピードや理解度にも差が生まれます。
また、担当者が変わるたびに同じ説明を繰り返すことになり、教育コストも増えてしまいます。
業務マニュアルを整備することで、教育内容を標準化し、引き継ぎもしやすくなります。
業務マニュアル作成代行を選ぶ際に大切な考え方
業務マニュアル作成代行を選ぶ際は、「どの会社へ依頼するか」だけでなく、「どのような考え方でマニュアルを作成するか」も重要です。
業務マニュアルというと、「業務内容を文章にまとめたもの」というイメージを持つ方も少なくありません。
しかし、実際には文章を作成することが目的ではなく、誰が担当しても同じ品質で業務を行える仕組みを作ることが本来の目的です。
そのため、マニュアル作成代行会社を選ぶ際は、完成した成果物だけで判断するのではなく、どのような進め方でマニュアルを作成するのかを確認することが大切です。
例えば、現場へのヒアリングを通じて業務全体を整理し、担当者ごとに異なっている業務フローや判断基準まで見直してくれる会社もあります。
一方で、既存資料を読みやすく整理することを中心としたサービスもあります。
どちらが良い・悪いということではありません。
自社が何を目的としてマニュアルを整備したいのかを明確にし、その目的に合った依頼先を選ぶことが重要です。
もし、属人化の解消や教育の効率化、業務品質の安定を目的としているのであれば、マニュアル作成だけではなく、業務整理や見える化まで対応できる会社を選ぶことをおすすめします。
業務改善は、マニュアルを作ることから始まるものではありません。
まず業務を整理し、見える化し、仕組み化した結果としてマニュアルを作成することで、現場で活用される業務マニュアルになります。
業務改善全体の進め方については、次の記事で詳しく解説しています。
>> 業務改善の進め方｜見える化・仕組み化・マニュアル化の3ステップ
まとめ
業務マニュアル作成代行は、業務マニュアルを外部へ依頼できるサービスですが、依頼先によって対応範囲や進め方は大きく異なります。
本記事では、業務マニュアル作成代行の概要や依頼方法、依頼する前に確認したいポイントについて解説しました。
業務マニュアルは、単に文章を作成すればよいものではありません。業務を整理し、判断基準を明確にし、誰が担当しても同じ品質で業務を行える状態をつくることで、本来の価値を発揮します。
そのため、依頼先を選ぶ際は、価格や成果物だけで判断するのではなく、自社がマニュアルによって何を実現したいのかを明確にし、その目的に合った支援を受けられるかという視点が重要です。
目的に合った依頼先を選ぶことで、教育や引き継ぎ、属人化の解消など、業務改善につながるマニュアルを整備しやすくなります。
自社に合った方法で業務マニュアルを整備し、継続的な業務改善につなげていきましょう。
業務マニュアル作成でお困りの方へ
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