大規模なマニュアル作成では、制作を始める前に、制作範囲や品質基準、役割分担を明確にすることが重要です。
大量の業務マニュアルやシステム操作マニュアルの作成を任され、次のような悩みを持つ方もいるでしょう。
- 大量のマニュアルを期限までに完成させるために、何から準備すればよいか分からない
- 複数人や外部の制作会社に分担すると、品質がばらつかないか不安
- 制作の進捗や大量のレビュー・修正を、どのように管理すればよいか分からない
これらの問題は、共通の制作基準や役割分担、進行管理の方法が決まらないまま制作を始めることが原因です。
本記事では、大規模マニュアル作成に必要な事前準備から、分業体制、進行管理、品質管理、外注時のポイントまで詳しく解説します。
複数人で効率よく制作しながら、マニュアル全体の品質を揃えるための参考にしてください。
大規模マニュアル作成が難しい理由
大規模なマニュアル作成では、ページ数が増えるだけでなく、制作や管理の工程も複雑になります。
主な理由は、以下の3つです。
- ページ数が増えるほど進捗管理が複雑になる
- 複数人で作成すると品質がばらつく
- レビューや修正が制作の遅れにつながる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ページ数が増えるほど進捗管理が複雑になる
大規模なマニュアル作成では、ページ数だけでなく、各工程の進捗を管理することが重要です。
マニュアル制作には、文章を書く以外にも、元資料の確認、画像の作成、レビュー、修正などの工程があります。対象となるマニュアルが増えるほど、それぞれの作業状況を把握する必要があります。
例えば、あるマニュアルは原稿の作成が完了していても、元資料の確認待ちでレビューを進められない場合があります。別のマニュアルでは、原稿の作成中にシステムの仕様変更が発生することもあるでしょう。
こうした状況では、完成ページ数だけを確認しても、実際の進捗は分かりません。
制作対象ごとに、作成・レビュー・修正などの状況を把握し、作業が止まっている原因まで管理することが必要です。
複数人で作成すると品質がばらつく
複数人でマニュアルを作成する場合は、担当者による品質のばらつきを防ぐ必要があります。
文章の書き方や見出しの付け方、画像の配置方法などには、人それぞれの癖があります。そのため、同じ元資料を使用していても、作成者によって完成形が異なることがあります。
例えば、ある担当者は操作手順を簡潔に記載し、別の担当者は画面の説明や補足事項まで詳しく記載するかもしれません。
個々のマニュアルに問題がなくても、全体を通して読むと、情報の粒度や構成に違いが生じます。
制作後にまとめて修正しようとすると、対象となるページ数が多いほど負担も大きくなります。
そのため、分業を始める前に、全員が共通して使用する制作ルールと完成形の基準を整えることが重要です。
レビューや修正が制作の遅れにつながる
大規模案件では、制作だけでなく、レビューと修正に必要な時間も考慮することが重要です。
マニュアルは、原稿を書き終えた時点で完成するわけではありません。元資料との相違や情報の不足、制作ルールへの適合などを確認する必要があります。
例えば、すべての原稿を完成させた後にレビューを開始し、見出し構成の問題が見つかった場合を考えてみましょう。同じ問題がほかのマニュアルにも存在すれば、大量の修正が発生します。
また、レビューで指摘した内容の修正が終わらなければ、最終確認へ進めません。
こうした手戻りを防ぐには、制作途中からレビューを行い、共通する問題を早い段階で発見する仕組みが必要です。
制作を始める前に決めておくこと
大規模なマニュアル作成では、いきなり本制作を始めず、一部を試作してから制作体制を整えることが重要です。
主に以下の4つの手順で準備を進めます。
- 制作範囲と元資料を整理する：制作対象を明確にし、必要な情報が揃っているか確認する。
- 一部を試作する：代表的なマニュアルを実際に作成し、作業量や課題を把握する。
- 制作ルールとゴールドサンプルを確定する：試作結果を反映し、共通の品質基準を整える。
- 作業量を見積もり、制作計画を立てる：試作で確認した作業量をもとに、役割分担やスケジュールを決める。
制作ルールの仮案は試作前に用意し、試作を通じて修正・確定することで、本制作に入ってからの手戻りを防ぎやすくなります。
制作範囲と元資料を整理する
制作を始める前に、何をどこまでマニュアル化するのかを明確にすることが重要です。
まず、対象となる業務やシステム、マニュアルを利用する人、必要なマニュアルの種類を整理します。
新規作成なのか、既存マニュアルの改訂なのかによっても、必要な作業は異なります。
特に確認しておきたいのは、元資料の状態です。
既存の仕様書や業務フローがあっても、マニュアル作成に必要な情報がすべて揃っているとは限りません。
例えば、システム操作マニュアルでは、仕様書が用意されていても、実際の操作画面や画面遷移を確認する必要がある場合があります。
業務マニュアルでも、担当者が経験で判断している内容は、既存資料に記載されていないかもしれません。
元資料の有無だけでなく、追加のヒアリングや実機確認が必要な範囲まで整理しましょう。
また、制作対象に含めない業務や機能も明確にしておくことで、制作途中に作業範囲が広がることを防ぎやすくなります。
一部を試作して作業量を確認する
大規模案件では、本制作の前に一部を試作し、実際の作業量を確認することをおすすめします。
同じ10ページのマニュアルでも、元資料の状態によって必要な時間は異なります。
例えば、完成済みの原稿を決められた形式に整える場合と、担当者へのヒアリングから始める場合では、作業内容が大きく異なります。
また、システム操作マニュアルでは、画面の確認やスクリーンショットの作成に時間がかかることもあります。
ページ数だけで見積もると、こうした作業を見落とす可能性があります。
そこで、代表的なマニュアルや一部の章を試作し、制作からレビューまでの工程を実際に確認します。
試作では、作業時間だけでなく、元資料の不足や判断に迷った事項も記録しておきましょう。
試作を通して作業量と制作上の課題を把握することで、本制作の計画を具体化しやすくなります。
制作ルールとゴールドサンプルを確定する
試作で明らかになった課題をもとに、制作ルールとゴールドサンプルを整えることが重要です。
制作ルールでは、見出し構成、文章の書き方、画像の配置、注意事項の扱いなどを定めます。
一方、ゴールドサンプルは、制作ルールを反映した完成形の見本です。
文章でルールを説明するだけでは、担当者によって解釈が異なる場合があります。実際の完成形を示すことで、制作担当者とレビュー担当者が同じイメージを共有しやすくなります。
最初からすべてのルールを完成させる必要はありません。
仮のルールに基づいて一部を試作し、不足しているルールや判断に迷う事項を洗い出します。その結果をルールとゴールドサンプルの両方に反映し、本制作に使用する基準を確定します。
本制作に入る前に、実際のマニュアルを使って品質基準を確認することが大切です。
ゴールドサンプルや表記ルールの具体的な作り方については、次の記事で詳しく解説しています。
>> マニュアルのゴールドサンプルとは？品質を安定させる作り方を解説
>> 業務マニュアルの表記ルールとは？品質を安定させる統一ルールを解説
作業量を見積もり、制作計画を立てる
制作計画は、ページ数だけでなく、試作で確認した作業量をもとに立てることが重要です。
制作対象ごとに必要な作業を整理し、原稿作成、画像作成、レビュー、修正などの時間を見積もります。
また、顧客側で内容を確認したり、社内承認を得たりする期間も考慮する必要があります。
例えば、制作担当者の作業が予定どおり進んでいても、確認者からの回答が遅れると、後続の工程へ進めない場合があります。
制作途中で元資料やシステムの仕様が変更されることも考えられるため、変更時の対応方法も決めておきましょう。
すべてのマニュアルを同時に制作する必要はありません。利用開始時期や業務上の重要度に応じて、優先順位を設定する方法もあります。
制作・レビュー・確認・修正までを含めた計画を立て、無理のないスケジュールで進めることが重要です。
複数人で品質を揃える制作体制
大規模なマニュアル作成では、制作人数を増やすだけでなく、役割と品質基準を明確にする必要があります。
特に重要なのは、以下の3つです。
- 制作・レビュー・進行管理の役割を分ける
- 共通ルールとゴールドサンプルを共有する
- 制作担当者同士で相互チェックする
制作・レビュー・進行管理の役割を分ける
複数人で制作する場合は、各担当者の役割と責任を明確にすることが重要です。
制作担当者が原稿作成から進行管理、最終確認まで一人で担当すると、作業が集中する可能性があります。
一方、役割を分けても、誰が修正を行うのか、誰が最終判断するのかが曖昧では、確認作業が滞ってしまいます。
例えば、以下のような役割分担が考えられます。
【大規模マニュアル制作の役割分担例】
| 役割 | 主な担当業務 |
|---|---|
| 進行管理 | 全体計画、担当割り振り、進捗確認、課題管理 |
| 制作担当 | 元資料の確認、原稿作成、画像配置、修正 |
| レビュー担当 | 制作ルールへの適合、元資料との相違、内容の確認 |
| 最終確認 | 全体の統一性、未解決事項、納品前の品質確認 |
案件の規模によっては、一人が複数の役割を担当しても問題ありません。
重要なのは、各工程の担当者と、問題が発生した際の判断者を明確にしておくことです。
共通ルールとゴールドサンプルを共有する
制作担当者とレビュー担当者が、同じ品質基準を共有することが重要です。
制作ルールを用意していても、担当者ごとに異なる版を使用していると、品質がばらつく原因になります。
また、レビュー担当者が独自の判断で修正を指示すると、制作担当者が何を基準に作成すればよいか分からなくなります。
そのため、本制作を始める前に、制作ルールとゴールドサンプルの最新版を関係者全員に共有します。
制作途中でルールを変更する場合は、変更内容と適用範囲を明確にし、関係者へ周知することも必要です。
制作とレビューの両方で同じ基準を使用できる状態を維持しましょう。
制作担当者同士で相互チェックする
マニュアルの品質を高めるためには、制作担当者以外の人が確認する工程を設けることが重要です。
自分で作成した文章は、内容を理解しているため、説明の不足や曖昧な表現を見落とす場合があります。
別の担当者が確認すれば、初めて読む人にとって分かりにくい部分や、制作ルールとの違いを発見しやすくなります。
相互チェックでも共通のレビュールールを使用し、何を確認するのかを統一しておきます。
レビュー結果は制作担当者へ戻し、修正後に必要な再確認を行います。
相互チェックを個人の経験だけに頼らず、共通のルールに基づく工程として組み込むことが重要です。
レビュー体制の整え方については、次の記事で詳しく解説しています。
>> レビュー体制とは？業務マニュアルの品質を高める仕組みを解説
大規模案件の進行管理とレビュー
制作体制が整ったら、計画に沿って本制作を進めます。
大規模案件では、制作の進捗と品質を並行して管理する必要があります。
主なポイントは、以下の4つです。
- 小さな単位で制作・確認を進める
- 進捗と修正状況を見える化する
- AIレビューと人によるチェックを組み合わせる
- 修正内容を制作ルールへ反映する
小さな単位で制作・確認を進める
大規模案件では、マニュアルや章ごとに制作とレビューを進めることが重要です。
すべての原稿が完成してからレビューを始めると、共通する問題が大量に見つかる可能性があります。
例えば、最初に作成したマニュアルで画像の配置方法に問題が見つかれば、後続のマニュアルでは同じ問題を避けられます。
一方、全ページの完成後に問題が見つかると、すでに作成したマニュアルをまとめて修正しなければなりません。
そのため、最初の制作物を早めにレビューし、問題がないことを確認してから制作範囲を広げていきます。
制作とレビューを並行して進める場合は、レビュー担当者の作業量にも注意が必要です。原稿の作成だけが先行すると、レビューや修正が滞ってしまいます。
制作量を増やすことだけでなく、レビューと修正まで完了できる単位で進めることが大切です。
進捗と修正状況を見える化する
大規模案件では、制作状況とレビュー・修正状況を分けて管理することが重要です。
原稿の作成が完了していても、レビューや修正が終わっていなければ、納品できる状態とは限りません。
また、元資料の不足や顧客への確認待ちなど、担当者が作業を進められない場合もあります。
こうした状況を把握するために、マニュアルごとの進捗管理表を用意します。
【大規模マニュアル制作の進捗管理表の例】
| 管理項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 制作対象 | マニュアル名・章 |
| 制作担当 | 担当者名 |
| 制作状況 | 未着手・制作中・制作完了 |
| レビュー状況 | 未着手・確認中・確認完了 |
| 修正状況 | 未対応・対応中・対応完了 |
| 課題 | 元資料不足・確認待ちなど |
| 期限 | 制作・レビュー・納品の予定日 |
進捗管理表では、作業が完了したかどうかだけでなく、次の工程へ進める状態なのかを確認します。
また、レビューで発生した指摘事項についても、対応状況を管理する必要があります。
管理項目を増やしすぎると、管理表の更新自体が負担になるため、案件に必要な項目に絞ることも大切です。
関係者が継続して更新できる管理表を用意し、進捗と課題を共有できる状態を整えましょう。
AIレビューと人によるチェックを組み合わせる
大量のマニュアルを効率よく確認するためには、AIレビューと人によるチェックを組み合わせる方法が考えられます。
AIは、制作ルールとの比較や表記の確認、元資料との相違点の抽出などに活用できます。
例えば、制作ルールとレビュー対象のマニュアルをAIに与え、見出し構成や表記がルールに沿っているかを確認します。
元資料が揃っている場合は、必要な情報が抜けていないか、元資料にない内容が追加されていないかを確認することも可能です。
ただし、AIの指摘がないからといって、マニュアルに問題がないとは限りません。
業務内容の正確性や例外処理、現場固有の判断などは、人による確認が必要になる場合があります。
そのため、AIによるレビュー結果を担当者が確認し、修正の必要性を判断する工程を設けます。
また、機密情報を含む資料をAIへ入力する場合は、利用するサービスや社内規程に応じた情報管理も必要です。
AIに任せる工程と人が確認する工程を明確にし、効率化と品質管理の両立を目指すことが重要です。
AIレビューに必要な制作ルールやゴールドサンプルの活用方法については、次の記事で詳しく解説しています。
>> AIでマニュアル作成はどこまでできる？制作・レビューでの活用方法
修正内容を制作ルールへ反映する
レビューで繰り返し発生する問題は、個別に修正するだけでなく、制作ルールへ反映することが重要です。
例えば、複数のマニュアルで同じ表記揺れが見つかった場合、制作担当者ごとに修正を依頼するだけでは、同じ問題が繰り返される可能性があります。
そこで、正しい表記をスタイルルールへ追加し、関係者全員に共有します。
見出し構成や画像の配置など、ゴールドサンプルにも関係する問題であれば、必要に応じてサンプルも修正します。
ただし、ルールを変更する場合は、適用する範囲を明確にする必要があります。
今後の制作だけに適用するのか、すでに完成したマニュアルも修正するのかによって、必要な作業量が変わるためです。
レビューで発見した問題を制作ルールの改善につなげ、同じ問題を繰り返さない仕組みを整えましょう。
大規模マニュアル作成を外注する際のポイント
大規模なマニュアル作成を社内だけで対応するのが難しい場合は、外部の制作会社へ依頼する方法もあります。
外注する際は、以下の3つを確認しましょう。
- 制作会社に任せる範囲を明確にする
- 制作体制と品質管理の方法を確認する
- 納品後も使えるルールや制作ノウハウを残す
ページ単価や納期だけでなく、制作工程や納品後の運用まで含めて検討することが重要です。
制作会社に任せる範囲を明確にする
大規模マニュアル作成を外注する場合は、制作会社が担当する作業範囲を明確にすることが重要です。
同じページ数のマニュアルでも、元資料の状態や依頼する工程によって必要な作業量が異なります。
例えば、完成済みの原稿を指定された形式に整える場合と、業務ヒアリングから原稿を作成する場合では、制作内容が大きく異なります。
そのため、見積もりを依頼する前に、必要な作業を整理しておきましょう。
【外注時に確認したい主な作業範囲】
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 元資料の整理 | 既存資料の確認・情報整理をどちらが担当するか |
| 業務ヒアリング | ヒアリングの実施・議事録の整理を含むか |
| 原稿作成 | 構成設計から担当するか、原稿の整形のみか |
| 画像作成 | 画面キャプチャや図表の作成を含むか |
| レビュー | 内容確認・表記確認・修正対応の範囲 |
| 最終確認 | 誰が業務内容を承認し、納品を確定するか |
また、顧客側で用意する資料や、顧客側で確認・承認する事項も決めておく必要があります。
制作途中で追加作業や仕様変更が発生した場合の対応方法についても、事前に確認しておくとよいでしょう。
依頼する作業範囲と双方の役割を明確にすることで、見積もりの内容を比較しやすくなります。
制作体制と品質管理の方法を確認する
大規模案件では、制作会社の人数だけでなく、どのように品質を管理しているのかを確認することが重要です。
複数人で制作する場合、担当者ごとの書き方や判断の違いをどのように防ぐのかが、マニュアル全体の品質に関わります。
例えば、制作ルールやゴールドサンプルが用意されているか、制作担当者とレビュー担当者の役割が分かれているかなどを確認します。
また、制作途中で成果物を確認できるか、進捗報告の方法が決まっているかも重要なポイントです。
すべてのマニュアルが完成してから初めて確認する体制では、認識の違いが見つかった場合に大量の修正が必要になる可能性があります。
AIを活用している場合も、AIの使用範囲だけでなく、レビュー結果を人がどのように確認するのかを確認しましょう。
制作人数やAIの活用状況だけで判断せず、制作から最終確認までの品質管理体制を確認することが大切です。
業務マニュアル作成を外注するメリット・デメリットについては、次の記事で詳しく解説しています。
>> 業務マニュアル作成を外注するメリット・デメリット｜本当の価値は業務の可視化にある
納品後も使えるルールや制作ノウハウを残す
大規模なマニュアル作成では、完成したマニュアルだけでなく、制作ルールやゴールドサンプルを残すことも重要です。
マニュアルは、一度完成させれば終わりというものではありません。業務内容やシステムの変更に合わせて、更新や追加制作が必要になります。
制作時に使用したルールやゴールドサンプルが残っていれば、新しいマニュアルを作成する場合も、同じ品質基準を利用できます。
また、社内の担当者が変更になった場合でも、制作時の判断基準を引き継ぎやすくなります。
そのため、外注する際は、制作ルールやゴールドサンプルを納品物に含められるか確認しておくとよいでしょう。
MANUAL EXPERTでは、本制作の前に、会社や案件に合わせた制作ルールやゴールドサンプルを整備し、複数人で分業できる制作体制を構築します。
制作したマニュアルは、共通ルールに基づくAIレビューと専門チームによる確認を組み合わせて品質を管理します。
また、制作ルールやゴールドサンプルは、納品後のマニュアル更新や追加制作にも活用できるため、継続的なマニュアル整備の基盤として残すことができます。
大規模なマニュアル作成を一度限りの制作で終わらせず、継続的に制作・更新できる仕組みとして残すことが重要です。
まとめ｜大規模マニュアル作成の体制を整えよう
大規模なマニュアル作成では、制作を始める前に一部を試作し、品質基準と役割分担を明確にすることが重要です。
本記事では、大規模マニュアル作成に必要な事前準備から、複数人での分業、進行管理、品質管理、外注時のポイントまで詳しく解説しました。
特に重要なのは、制作範囲と元資料を整理し、一部を試作してから本制作へ進むことです。試作結果をもとに制作ルールとゴールドサンプルを整えれば、複数人でも同じ品質基準で制作・レビューしやすくなります。
また、制作とレビューを小さな単位で進め、進捗と修正状況を管理することで、手戻りを抑えながら完成を目指せます。
大量のマニュアルを効率よく作成するためにも、個人の能力だけに依存せず、チーム全体で品質を維持できる制作体制を整えましょう。
業務マニュアル作成でお困りの方へ
MANUAL EXPERTでは、業務マニュアル作成を中心に、システム操作マニュアルや既存ドキュメントの整理・統一を支援しています。
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