マニュアル作成で重要なのは文章力ではなく、情報を整理し、事実を確認し、ルールに沿って品質を統一する力です。
マニュアル作成を担当することになり、次のような悩みを持つ方もいるでしょう。
- マニュアル作成に必要なスキルが分からない
- 文章を書くのが苦手でマニュアル作成に向いていない気がする
- マニュアル作成が得意な人の特徴を知りたい
これらの悩みは、マニュアル作成を「文章を書く仕事」と捉えていることが原因かもしれません。
本記事では、マニュアル作成に必要なスキルと、マニュアル作成が得意な人の特徴について詳しく解説します。
マニュアル作成の本質を理解し、業務を再現可能な仕組みに落とし込むための参考にしてください。
業務改善の進め方については、以下の記事を参考にしてください。見える化・仕組み化・マニュアル化の3ステップを詳しく解説しています。
>>業務改善の進め方｜見える化・仕組み化・マニュアル化の3ステップ
マニュアル作成に文章力よりも重要なスキルがある理由
マニュアル作成で文章力よりも重要なスキルがある理由は、以下の3つです。
- マニュアルは読み物ではない
- 再現性が求められる
- 情報整理の比重が大きい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
マニュアルは読み物ではない
マニュアルは読み物ではなく、業務を再現するための資料です。
小説やコラムであれば、読みやすさや表現力が重要になる場面もあります。しかし、業務マニュアルでは、誰が読んでも同じ結果を再現できることが優先されます。
そのため、魅力的な文章を書く力よりも、誤解なく伝える力が求められます。
マニュアル作成では、文章力だけでは十分とはいえません。
再現性が求められる
マニュアル作成では再現性が重要です。
同じマニュアルを読んでも、人によって作業結果が変わる状態ではマニュアルとして機能しません。
そのため、
- 手順を明確にする
- 判断基準を整理する
- 例外条件を明記する
といった作業が必要になります。
マニュアル作成の目的は、誰が担当しても同じ品質で業務を行える状態を作ることです。
情報整理の比重が大きい
マニュアル作成では、文章を書く前の情報整理に多くの時間を使います。
実際の現場では、
- 業務フローを整理する
- 関係者へヒアリングする
- 抜け漏れを確認する
といった作業が発生します。
文章を書く工程は全体の一部に過ぎません。
マニュアル作成代行の現場でも、文章力より情報整理力の方が重要になるケースは少なくありません。
マニュアル作成に必要な3つのスキル
マニュアル作成には、以下の3つのスキルが重要です。
- 構成力
- ヒアリング力
- ルールを守る力
それぞれ詳しく解説します。
構成力
マニュアル作成では構成力が重要です。
業務内容をそのまま文章化しても、分かりやすいマニュアルにはなりません。
まずは、
- 業務全体を把握する
- 大項目に分ける
- 小項目に分ける
という整理が必要です。
例えば、システム操作マニュアルであれば、
（ログイン）→（データ登録）→（データ確認）→（帳票出力）
という流れを整理してから作成します。
マニュアル作成では、文章を書く前に構造を作る力が欠かせません。
ヒアリング力
マニュアル作成ではヒアリング力も重要です。
ただし、重要なのは質問が上手いことではありません。
大切なのは事実を確認することです。
業務担当者へヒアリングをすると、
「たぶんこうです」
「いつもそうしています」
という説明が出てくることがあります。
その際は、
- 実際にはどうしているのか
- 誰が判断しているのか
- 例外はあるのか
を確認していきます。
アドバイスをしたり、評価したりすることは後回しです。
まずは事実を整理することが重要です。
業務ヒアリングの進め方については、以下の記事で詳しく解説しています。
> > 業務ヒアリングで失敗しない進め方｜重要なのは「聞き方」ではなく「設計」
ルールを守る力
マニュアル作成ではルールを守る力も欠かせません。
分かりやすいマニュアルを作ろうとすると、自分なりの工夫を入れたくなることがあります。
しかし、複数人でマニュアルを作成する場合は、統一ルールを優先することが重要です。
例えば、
- 見出しの付け方
- ボタン名の表記方法
- 画像の配置方法
などです。
品質を安定させるためには、自分流よりもルールを優先する必要があります。
表記ルールの考え方については、以下の記事も参考にしてください。
> > 業務マニュアルの表記ルールとは？品質を安定させる統一ルールを解説
マニュアル作成が得意な人の特徴
マニュアル作成が得意な人には、以下のような特徴があります。
- 業務を整理するのが好き
- 事実確認を苦にしない
- 業務を仕組みに落とし込むことが好き
- 地道な確認作業を続けられる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
業務を整理するのが好き
マニュアル作成が得意な人は、複雑な業務を整理することが好きです。
現場では、担当者ごとに異なるやり方で業務を行っていることも少なくありません。
そうした状態を見て、
「共通部分は何か」
「判断基準は何か」
を整理することに面白さを感じる人は、マニュアル作成に向いています。
事実確認を苦にしない
事実確認を丁寧に行える人もマニュアル作成に向いています。
マニュアル作成では、
「たしかこうだった」
ではなく、
「実際にどうなっているか」
を確認する必要があります。
そのため、同じ質問を別の角度から確認することもあります。
地味な作業ですが、品質を支える重要な工程です。
業務を仕組みに落とし込むことが好き
業務を仕組みに落とし込むことが好きな人は、マニュアル作成との相性が良いです。
マニュアル作成の目的は、判断を減らし、再現性を高めることです。
そのため、
- どこが判断なのか
- どこが作業なのか
- 何を基準に判断しているのか
を整理していきます。
新しいアイデアを生み出すことよりも、複雑な業務を仕組みに変えることに面白さを感じる人は、マニュアル作成に向いているでしょう。
属人化の解消や業務整理に興味がある方は、以下の記事も参考にしてください。
>>属人化を防ぐ方法とは？作業手順よりも判断基準の共有が重要な理由
地道な確認作業を続けられる
マニュアル作成には地道な作業が多くあります。
例えば、
- UIの確認
- スクリーンショットの撮影
- 表記の統一
- 手順の検証
- チェック作業
などです。
私自身も200本以上のマニュアルを作成した案件がありますが、同じような確認作業を何度も繰り返しました。
決して楽な作業ではありません。
しかし、その積み重ねが品質につながります。
地道な作業の価値を理解できる人は、マニュアル作成に向いています。
マニュアル作成は、派手な仕事ではありません。
UIの確認やスクリーンショットの撮影、表記ルールの確認など、地道な作業の積み重ねによって品質が作られます。
一方で、複雑な業務を整理し、誰でも再現できる仕組みに変えていく面白さがあります。
MANUAL EXPERTでは、業務マニュアル作成をお手伝いいただけるメンバーも募集しています。
本記事を読んで、「自分に向いているかもしれない」と感じた方は、以下もご覧ください。
>>MANUAL EXPERT｜業務マニュアル作成メンバー募集
マニュアル作成のポイント
マニュアル作成では、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- アドバイスより事実確認を優先する
- 自己流を減らす
- 品質は仕組みで作る
それぞれ詳しく解説します。
アドバイスより事実確認を優先する
マニュアル作成では、改善提案よりも事実確認を優先しましょう。
業務担当者へヒアリングをすると、「もっと効率化できるのでは」と思う場面もあります。
しかし、まずは現状を正しく理解することが重要です。
事実が整理できてから改善を考えるようにしましょう。
自己流を減らす
品質を安定させるためには自己流を減らすことが重要です。
マニュアル作成では、自分が分かりやすいと思う表現と、組織全体で統一された表現が一致するとは限りません。
そのため、ルールを優先して作成することが大切です。
品質は仕組みで作る
高品質なマニュアルは個人の能力だけで作られるものではありません。
実際のプロジェクトでは、
- ゴールドサンプル
- レビュー体制
- チェック体制
を整備することで品質を安定させます。
誰か一人の能力に依存するのではなく、仕組みとして品質を作ることが重要です。
業務マニュアルの品質については以下の記事を参考にしてください。
>>業務マニュアルの作り方｜品質を安定させるために最初に決めること
>>マニュアルのゴールドサンプルとは？品質を安定させる作り方を解説
まとめ｜マニュアル作成に必要なスキルを身につけよう
マニュアル作成で重要なのは文章力ではなく、情報を整理し、事実を確認し、ルールに沿って品質を統一する力です。
本記事では、マニュアル作成に必要なスキルと、マニュアル作成が得意な人の特徴について解説しました。
マニュアル作成の本質は、複雑な業務を整理し、誰でも再現できる仕組みに落とし込むことです。また、品質は個人の能力だけでなく、ルールやレビュー体制によって支えられています。
マニュアル作成を文章作成ではなく仕組み作りとして捉えることで、必要なスキルも見えてきます。
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